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SECRETARIA ESCOLAR

A Secretaria Escolar representa a entrada principal de uma instituição de ensino. É o ponto de referência para a família e para o aluno, seja para entrar - matrícula - seja para sair - conclusão de curso ou transferência. A ela se dirige a comunidade escolar, pelas mais variadas razões.

A secretaria escolar não pode deixar de atender no período de férias,deve-se fazer um horário especial de atendimento, com ampla divulgação à comunidade escolar.

O acesso ao seu ambiente interno é recomendável somente à Direção, Secretário, Especialistas e Auxiliares da Secretaria Escolar, porque é na Secretaria Escolar que se encontram todos os documentos de importância da Instituição de Ensino e do alunado e qualquer documento extraviado pode representar danos ao processo escolar do aluno e/ou à própria Instituição.

A secretaria escolar tem um papel fundamental dentro da instituição de ensino porque tem a responsabilidade do atendimento, da matrícula, da escrituração, do registro de resultados obtidos pelo aluno regularmente matriculado, do controle da vida escolar, do arquivo, da preservação dos direitos adquiridos por esse aluno e de dar valor legal à documentação expedida, juntamente com o Diretor. A escola assume , por meio da Secretaria Escolar e do setor de registro acadêmico, a responsabilidade de registrar e informar, com seriedade e segurança, todos os dados relativos à vida escolar do aluno, sempre atenta e cautelosa para evitar transtornos na vida do aluno, da família e da própria escola.

O(a) secretário(a) escolar é o(a) responsável direto pela Secretaria Escolar, seu papel é de indiscutível importância no processo educacional, pois, é a ele(a) que são confiados os documentos valiosos da vida escolar. Cada documento da escola, cada aluno matriculado, vai depender de seu zelo, da sua guarda.

É imprescindível que o Secretário Escolar tenha conhecimento da legislação vigente e, também acesso a ela, para que possa ter respaldo legal e maior segurança nas ações e procedimentos no processo escolar.

 

*As atribuições principais do secretário escolar são:

a) responsabilizar-se pelo pleno funcionamento da Secretaria Escolar;

b) coordenar e executar tarefas da Secretaria Escolar;

c) organizar e manter: protocolo, arquivo e registro dos alunos;

d) organizar e manter em dia a escrituração e a legislação;

e) conhecer a legislação inerente ao exercício do cargo;

f) redigir correspondências, lavrar atas e termos de abertura e encerramento nos livros;

g) rever expediente para despacho do Diretor;

h) elaborar relatórios e processos escolares;

i) apresentar ao Diretor documentos a serem assinados;

j) assinar os documentos da vida escolar do aluno, juntamente com o Diretor;

k) coordenar e supervisionar procedimento de matrícula;

1) coordenar, supervisionar, analisar e encaminhar processos de transferência, adaptação e conclusão de série e/ou curso;

m) elaborar e divulgar boletins e/ou cadernetas escolares com os resultados do aproveitamento escolar de cada aluno;

n) elaborar e providenciar a divulgação de editais e comunicados das atividades escolares;

o) exercer a liderança na coordenação das atividades da Secretaria Escolar;

p) cumprir as determinações da Direção Geral;

q) zelar pela guarda e sigilo do processo escolar .

 

A adaptação curricular se faz necessária quando ocorre divergências entre a matriz Curricular da Instituição de Ensino de origem do aluno e a da Instituição de Ensino para a qual o aluno está sendo transferido. Tal divergência manifesta-se por meio da ausência de uma ou mais disciplinas. O aluno em adaptação curricular será submetido à Avaliação apenas de conteúdo, cujos critérios deverão estar estabelecidos no Projeto -Político-Pedagógico da Instituição de Ensino.

Faz-se o registro da adaptação no campo de observação do Histórico Escolar e na Ficha Individual em forma de citação ou por meio de carimbo próprio.

Observação: ano letivo - Aluno cumpriu adaptação em LM.E.Espanhol -10,0 e Filosofia - 10,0, referente , a 1a série e Sociologia -10,0, referente à 2ª série, conforme disposto no Projeto Político-Pedagógico.

 

*Os documentos que fazem parte do processo escolar do aluno:

a) súmula de documentos com dados retirados da Certidão de Nascimento ou Cédula de Identidade, contendo informações sobre situação eleitoral e militar (quando for o caso);

b) Histórico Escolar (quando recebido por transferência);

c) Ficha Individual;

d) Requerimento de Matrícula, declarações, requerimentos, atestados;

e) Histórico Escolar da (s) série (s) cursada (s) na Instituição de Ensino.

 

Obs.: Ao arquivar um documento não é aconselhável perfurar, principalmente documentos oficiais, pois corre-se o risco de invalidar o mesmo perfurando informações relevantes.

A documentação oficial dos alunos é assinada pelo Diretor e Secretário, pois ambos são responsáveis pelas informações registradas e expedidas e conferem valor legal à documentação escolar (Parecer CFE n° 903/65.)

O Secretário Escolar não pode permitir que outra pessoa assine documento escolar em seu nome ou em nome do Diretor, a assinatura de pessoa não autorizada poderá suscitar dúvidas quanto à validade e veracidade do documento e não permitirá, se necessário, autenticação em cartório, causando transtornos ao aluno e à própria Instituição de Ensino.

 

Avaliação ensino-aprendizagem

 

A forma de avaliação é determinada pela Instituição de Ensino, (Conforme Lei Complementar n° 170/98 art. 1°), a avaliação ficará na forma regimental, a cargo dos estabelecimentos ensino, compreendendo a avaliação do aproveitamento e a apuração da assiduidade. E muito importante esclarecer, na hora da matrícula, qual o sistema de avaliação e quais as normas e procedimentos adotados pela escola.

* A classificação de um aluno pode ser feita por:

a) por promoção - quando o aluno é aprovado na série;

b) por transferência - quando o aluno é recebido de outra escola;

c) por avaliação da escola - quando o aluno , independentemente de escolaridade, apresentar conhecimento e competência que permitam, via avaliação, inscrevê-lo na série adequada. E nesse caso, recomenda-se o registro em ata, dos resultados alcançados, com expedição de uma declaração para comprovar a classificação.

A reclassificação pressupõe escolarização anterior, portanto, acontece quando há dúvida ou insuficiência de dados na documentação escolar apresentada ou, ainda, quando é permitido ao aluno fazer uma nova avaliação para rever e alterar resultado já oficializado, para mais ou para menos.

A finalidade do boletim escolar é de informar o desempenho escolar do aluno ao final do (s) bimestre (s) ou trimestre (s), pois contém o registro do resultado das avaliações (notas/conceitos) e a frequência alcançadas no período. Servindo, portanto, de controle para o aluno e de comunicação e orientação para a família.

O calendário escolar das escolas particulares, é responsável por sua definição, no exercício de suas competências, pois um dos principais mecanismos da legislação educacional é a flexibilidade, e esta, se fundamenta no princípio da autonomia da escola.

A definição do calendário escolar, independe do ano civil, todavia, é recomendada atenção às conveniências e necessidades da comunidade escolar.

(Base legal: Lei n° 9394/96, art. 23, LC n° 170/98, art. 25 e Parecer CNE/CEB n° 05/97.)

O calendário escolar deve contemplar (entre outros):

a) no mínimo, oitocentas (800) horas de aula em duzentos (200) dias letivos;

b) datas de provas de 2ª chamada (quando prevista no PPP)

c) datas festivas, feriados nacionais, estaduais e municipais;

d) feiras, viagens de estudos, seminários, olimpíadas, formaturas.

O calendário escolar pode ser alterado durante o ano letivo somente em casos excepcionais, pois o calendário é o reflexo do planejamento e organização anual da escola, em cumprimento ao que determina a lei e ao acordado com a comunidade escolar.

Um certificado serve para certificar a conclusão de um curso e/ou a participação .em eventos e será expedido ao término dos níveis e/ou modalidades do Ensino Fundamental e Médio ou ao final de palestras, congressos, seminários, simpósios, etc.

A expedição do Diploma ocorre quando o curso oferece uma habilitação profissional em áreas técnicas, para Ter validade, é necessário o registro. E a sistemática de registro obedece à Legislação Federal - LDBEN - Lei n° 9394/96, art. 41, § Único e de responsabilidade da Instituição de Ensino, de acordo com o art. 24, inciso II, da mesma lei. A forma de registro também pode ser feita por citação ou por meio de carimbo próprio.

SUGESTÃO PARA ESTRUTURA E ORGANIZAÇÃO DA SECRETARIA ESCOLAR

 

Plano de trabalho da Secretaria Escolar

 

Não há modelos para planejar o trabalho da Secretaria Escolar. Esta tomada de decisão deve ser integrada à realidade da escola e participativa, onde o Secretário(a) coordena as informações do pessoal inserido no trabalho. Contudo, a elaboração de tal plano deverá estar funcionando filosoficamente, concretizada nos princípios e diretrizes que regem a Educação Nacional; sociologicamente estar atenta à estrutura sócio – cultural da escola e de sua comunidade de funcionários.

 

Com base nestes aspectos, estabelecer-se-á:

a) justificativa do plano;

b) objetivos do trabalho no ano letivo;

c) metas a alcançar;

d) recursos humanos e materiais;

e) definição de responsabilidade;

f) cronograma das tarefas;

g) fluxo de contatos e avaliação

 

Sugestão de trabalho Anual:

 

JANEIRO:

a) conferência e assinaturas das fichas individuais do ano anterior;

b) preenchimento dos históricos escolares;

c) preparação de certificados de conclusão dos cursos do ano anterior;

d) atas de resultados finais.

e) atas de transferências;

f) matrículas;

 

FEVEREIRO:

a) matrículas;

b) organização de turmas;

c) planificação do trabalho para o ano letivo;

d) relatório anual de concluintes;

 

MARÇO:

a) organização do livro de matrícula.

b) organização do arquivo ativo por turmas;

c) encaminhamento de pastas para o arquivo inativo dos alunos que não renovaram matrícula;

d) preparação de Diários de Classe;

 

ABRIL:

a) revisão de documentos;

b) organização de listagem dos alunos em progressão parcial.

c) organizar a escrituração de fichas individuais;

d) construção dos trabalhos de atualização estatística.

e) solicitação de documentação faltosa.

 

MAIO:

a) lançamento dos conceitos nas fichas individuais, bem como frequência;

b) confecção dos boletins;

c) fechamento do 1º bimestre.

JUNHO:

a) revisão de arquivo ativo

b) fechamento do 2º bimestre.

 

JULHO:

a) lançamento de conceitos e frequência nas fichas individuais;

b) atualização estatística;

c) avaliar o semestre, refazendo o necessário;

d) confecção de boletins

e) confecção de boletins de progressão parcial;

f) relação dos alunos que ficaram em recuperação semestral;

 

AGOSTO:

a) revisão das turmas;

b) lançamento das progressões parciais;

c) Censo Escolar.

 

SETEMBRO:

a) lançamento de conceitos nas fichas individuais:

b) atualização e verificação do arquivo, por ser o último mês para pedidos e emissões de transferências.

 

OUTUBRO:

a) levantamento de material impresso;

b) verificação de progressão parcial;

c) levantamento do percentual de frequência dos alunos;

d) matrículas;

e) atas de resultados finais.

 

NOVEMBRO:

a) levantamento do percentual de frequência dos alunos;

b) relação de alunos que irão à recuperação final;

c) listagem de alunos concluintes para publicação em DO;

 

DEZEMBRO:

a) lançamento de conceitos e frequência nas fichas individuais;

b) lançamento e entrega de resultados finais;

c) entrega de declarações de conclusão;

d) formulação de históricos escolares;

e) Regimento.

f) Certificados.

g) Históricos do 3° ano do Ensino Médio

 

ATRIBUIÇÕES DO SECRETÁRIO

 

*Responder, perante o Diretor, pelo expediente em geral e pelos serviços de Secretaria;

*Participar do planejamento escolar programando, com seus auxiliares, as atividades da Secretaria e responsabilizando-se pela sua execução;

* Manter um sistema funcional de arquivamento, que assegure a verificação da identidade de cada aluno e regularidade e autenticidade de sua vida escolar;

* Organizar e atualizar a documentação e o prontuário do pessoal em exercício na escola;

* Contribuir para a integração escola - comunidade, garantindo que todos os que precisam da Secretaria da Escola, sejam atendidos com respeito e urbanidade;

*Desempenhar as ações e competências previstas no Regimento, pertinentes ao cargo, garantindo a transparência dos procedimentos;

* Conhecer as normas regimentais básicas, garantindo a sua correta aplicação, em especial no que diz respeito à escrituração da vida escolar dos alunos;

•Organizar e manter atualizado o acervo de recortes de Leis, Decretos, Portarias, Resoluções, Comunicados e outros, mantendo-se a par da legislação vigente.

Lembramos aos secretários de escola que:

*As transferências só devem ser recebidas até o final de setembro, obedecendo aos 45 dias que antecedem o término do período escolar, conforme Parágrafo Único do art. 13 da Deliberação 253/2000.

*Ao se transferir, o aluno deve receber da instituição de origem, para apresentação e arquivamento na instituição de destino, UM HISTÓRICO ESCOLAR, NUMA SÓ FOLHA, em papel timbrado, que informe:

a) a identificação completa do aluno;

b) as séries cursadas no estabelecimento e em outros freqüentados anteriormente, se for o caso;

c) os resultados de avaliação obtidos em cada série cursada e concluída e os resultados apurados no ano letivo em curso, caso se trate de transferência no decorrer de ano letivo;

d) o significado dos símbolos utilizados para exprimir resultados;

e) a carga horária total do ano letivo e o percentual de frequência do aluno até o momento de transferência.

* Atualização e verificação do arquivo, por ser o último mês para pedidos e emissões de transferências.

* Levantamento de material impresso.

* Verificação de progressão parcial.

* Levantamento do percentual de frequência dos alunos. Relação de alunos que irão à recuperação final,

* Listagem de alunos concluintes para publicação em D.O

*Ata de resultados finais.

* Certificados

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Fonte: Governo do Paraná
Secretaria de Educação
Fonte: Prefeitura de Petrópolis - RJ
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